Réglement intérieur (RI) du CLGBT

RÈGLEMENT INTERIEUR CA du 16 mars 2015

A- FONCTIONNEMENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ET DU BUREAU

Article 1 – le Conseil d’Administration ré-examinera l’adhésion des associations qui seront absentes au moins trois fois de suite aux réunions plénières sans excuse préalable.

Article 2 - le Conseil d’Administration ré-examinera le mandat d’un(e) représentant(e) des membres directs, qui serait absent(e) au moins trois fois de suite des réunions plénières sans excuse préalable.

Article 3 – En l'absence de précision contraire, les votes du Conseil d'Administration se font à la majorité simple des voix exprimées des membres votant-e-s présent-e-s ou représenté-e-s.
En cas de nécessité et sur proposition du Bureau transmise à l'ensemble du CA, le CA peut voter par voie informatique, en utilisant un quorum des deux tiers, à la majorité simple des voix exprimées et dans un délai fixé qui ne peut pas être inférieur à 72 heures. Les procurations ne sont alors pas admises. Les résultats définitifs sont communiqués par le Bureau à l'ensemble du CA après la clôture du vote.

Article 4 – En Conseil d’Administration, chaque association ne peut amener plus de deux délégués, sauf si le Bureau le lui demande ou l’y autorise.
Le Bureau peut inviter toute personne à prendre part à une ou plusieurs réunions du Conseil d'Administration, avec voix consultative.

Article 5 – En Conseil d’Administration, le secrétariat de séance est tournant : chaque association est priée de tenir le secrétariat de séance au moins une fois par an. Les représentants des membres directs peuvent proposer de tenir le secrétariat de séance s’ils ont au moins six mois d’ancienneté au Conseil d’Administration.

Article 6 – Toute élection nominative doit se faire à bulletin secret.

Article 7 – C’est le Conseil d’Administration qui accepte ou rejette l’adhésion de nouvelles associations. L’association candidate doit envoyer ses statuts et ses motivations par écrit, au moins 48 heures avant la réunion du C.A. Elle délègue un ou des représentants pour présenter sa candidature en C.A. Après retrait de cette association, le C.A. en discute et se prononce sur cette adhésion, à bulletin secret. L’association est informée de la décision dans les 48 heures.

Article 8 – Le Bureau est constitué d'au moins 5 et d'au plus 9 membres.

B- PARTICIPATION A LA VIE DU CENTRE

Article B.1 – chaque association du Centre LGBT se doit de participer activement à l’accueil du Centre en proposant des volontaires, et de participer à au moins un groupe de travail ou au Bureau.

C - REPRESENTATION DU CENTRE

Article C.1 – A l’extérieur, le Centre est représenté par le président et les vice-présidents, ou par tout administrateur expressément mandaté par le Bureau.

Article C.2 – Quand une décision rapide ou une prise de position rapide est nécessaire (délai inférieur à une semaine), le Bureau a la délégation du Conseil d’Administration pour effectuer cette tâche.

D - GROUPES DE TRAVAIL

Article D.1 – A chacune de ses réunions, le groupe de travail doit désigner un secrétaire de séance. Ce secrétaire rédigera le compte-rendu du groupe et l’enverra au Conseil d’Administration au plus tard 48 heures avant la prochaine assemblée plénière du C.A.

E - ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE ET ELECTION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Convocations

Article E.1 - L'Assemblée Générale Ordinaire a lieu entre le 1er février et le 31 mars de la nouvelle année.

Article E.2 - Peuvent y participer : • les membres personnes morales (appelés aussi les adhérents associatifs) • les membres personnes physiques (appelés aussi les adhérents directs) • les membres bienfaiteurs et les membres d’honneur, et une liste d’invités établie par le Bureau.

Article E.3 - Les adhérents associatifs sont convoqués par courrier postal à l’adresse du siège, et par courriel aux représentants sortants des associations administratrices en cours. Chaque association nomme 1 à 2 représentants qui siègeront au futur Conseil d’Administration (libre à elle de reconduire les représentants de l’année écoulée). Seules les associations à jour de leur cotisation annuelle le jour de l’AG peuvent y voter.

Article E.4 - Les adhérents directs sont convoqués par courriel, ou à défaut par courrier postal, ou à défaut par téléphone. Afin de prévenir le plus grand nombre, une communication spécifique sera faite : • par affichage au Centre Lgbt Côte d’Azur • sur le site internet du Centre • sur les réseaux sociaux du Centre (facebook) • par voie de presse locale (agenda LGBT de Nice Matin, etc…)

Article E.5 - Ne peuvent y voter que les membres directs suivants : • Les adhérents de l’année précédente à jour de leur nouvelle cotisation le jour de l’AG. • Tout nouvel adhérent ayant payé sa cotisation de l’année en cours, au plus tard 30 jours avant la date de l’AG.

Article E.6 - Le Secrétaire Général envoie les convocations au plus tôt trente jours avant, et au plus tard quinze jours avant la date de l'Assemblée Générale Ordinaire. L'ordre du jour est indiqué sur les convocations. Il mentionne obligatoirement le rapport moral du Président et le rapport financier du Trésorier. Il comprend l'appel à candidature pour les membres directs et le nombre de postes à pourvoir au C.A., ainsi qu’un formulaire de procuration.

Procurations

Article E.7 - Pour les quitus et délibérations, chaque personne morale a 2 voix, et chaque personne physique a 1 voix.

Article E.8 – Pouvoirs Une personne ne peut représenter qu’une seule association, les associations ne peuvent pas recevoir de procuration. Un membre direct peut recevoir au plus un pouvoir d’un autre membre direct.

Quitus et Délibérations

Article E.9 : L'Assemblée Générale examine en priorité les questions portées à l’ordre du jour, avant d’éventuelles questions diverses. Un Quorum d'un tiers des membres à jour de cotisation le jour de l’Assemblée Générale Ordinaire est exigé pour que les délibérations de l'Assemblée soient valides. Si ce Quorum n'est pas atteint, une A.G. Extraordinaire est alors convoquée une heure plus tard, sans exigence de Quorum.

Article E.10 - Quitus et délibérations : les quitus sont votés à main levée, les autres délibérations se font aussi à main levée. Elles se font à la majorité simple (hors abstentions, blancs et nuls).

Election des représentants des membres directs au Conseil d’Administration

Article E.11 - l’élection des représentants au CA : cette élection des administrateurs représentants des membres directs est faite à bulletin secret.
Pour être candidat au poste d’administrateur représentant des membres directs, il faut être adhérent depuis au moins 30 jours, et faire une profession de foi. La profession de foi ne doit pas durer plus de 3 minutes. En cas d’absence annoncée, le candidat sera représenté par une personne présente qui lira sa profession de foi.
Les bulletins de vote pour cette élection comprendront la liste de tous les candidats, avec des cases à cocher pour les candidats à élire. S’il y a moins de candidats que de sièges à pourvoir, il faut cocher au minimum la moitié des candidats ; s’il y a plus de candidats que de sièges, il faut cocher au minimum la moitié du nombre de sièges. Les bulletins de vote ne remplissant pas cette condition seront considérés comme nuls. Pour éviter les erreurs, le Bureau rappellera les nombres minimum et maximum de candidats à cocher.

F - UTILISATION DES SERVICES DU CENTRE

F.1 -Réservation des salles de réunion

La réservation des salles de réunion se fait via le planning iGoogle. Si une association réserve, sur la même semaine, plus de deux créneaux horaires de 3 heures, les créneaux deviennent payants (15 €) à partir du troisième. L’association aura auparavant signé la convention d’occupation à titre récurrent.

F.2 - Réservation de la salle d’accueil festif La réservation de la salle d’accueil se fait auprès du délégué responsable qui la retranscrit sur le planning i-Google. L’association doit signer la convention d’occupation.