Mode d'emploi du GT RevRIS (établi le 22 juin 2015)

LE GT REVRIS 2015-2016 : MODE D’EMPLOI  
par Félix  (mail : felix.plgbt@gmail.com )

Le GT RevRIS, qu’est-ce que c’est ?
C’est le groupe de travail de révision du RI (règlement intérieur) et des statuts du Centre LGBT Côte d’Azur.

Le GT RevRIS, à quoi ça sert ?
A proposer au Conseil d’Administration (CA), puis éventuellement à l’Assemblée générale (AG), des modifications (révisions) de nos règles. Ce groupe de travail a existé plusieurs fois dans l’histoire du Centre. Il est actuellement relancé jusqu’en mars 2016, avec pour objectif d’établir sur quels points on pourrait améliorer les statuts (et aussi par conséquent le règlement intérieur, qui sert à préciser les statuts), et de voir quelles modifications auraient des chances de réussir. Tous les thèmes, tous les articles sont à notre disposition pour faire des propositions utiles.

Comment révise-t-on les statuts et le RI (règlement intérieur) ?
Statuts : La modification des statuts est prévue à l’article 13 des statuts. Concrètement, comment ça va se passer pour nous : on remet nos propositions au Bureau, le Bureau les met en CA pour discussion, le CA doit en bout de course voter pour dire s’il veut bien convoquer une Assemblée générale extraordinaire l’an prochain (en plus de l’AG habituelle, mais les deux AG se passeront le même jour) pour modifier les statuts. Il faudra les deux tiers de l’Assemblée générale (membres présents et représentés) pour valider les modifications. Nous aurons le temps d’en reparler quand on aura avancé dans le travail, mais à mon avis l’erreur serait de vouloir tout faire valider en un seul vote : il vaudra mieux proposer à l’AG plusieurs vote, et garder ce qui est le plus polémique pour la fin.

RI : Le règlement intérieur peut être modifié n’importe quand par le CA avec une majorité des deux tiers des voix. Article 14 des statuts.

Combien de temps a-t-on ?
Théoriquement jusqu’en mars 2016 (date de la prochaine AG), mais c’est un gros travail et le temps risque de filer rapidement, même si on propose peu de modifications au final.

Au GT RevRIS, on travaille comment ?
Principalement en réunion mais aussi via internet (mails, sondages Doodle…pourquoi pas des documents collaboratifs ou réunions en visio…on verra).

Des réunions au Centre LGBT sont fixées (en votant sur un sondage en ligne Doodle), avec un ordre du jour prévu à l’avance et discuté entre les membres. Le fonctionnement que je vous propose cette année :

- Avant la réunion : on sélectionne un ou plusieurs thèmes à traiter. Voilà les thèmes que j’ai fixés à la base, mais des modifications et d’autres thèmes émergeront peut-être de nos discussions :

o la composition du CA (essentiellement une question statuts)
o le préambule et l’article 1 des statuts
o missions du Centre, engagements des membres, principe de subsidiarité (article 2 des statuts mais aussi Règlement intérieur)
o Composition, membres, admissions, radiations, ressources (titre 2 des statuts, RI)
o Le Bureau, le fonctionnement du CA (statuts, RI)
o les Assemblées générales (statuts, partie E du RI)
o la procédure de modif des statuts et du réglement intérieur, le rôle du RI (statuts, RI)
o Groupes de travail, représentation du Centre à l’extérieur, utilisations des services du Centre (RI)

J’ai indiqué entre parenthèses quelles questions touchaient actuellement plutôt les statuts, plutôt le RI ou plutôt les deux textes, mais ça ne nous empêchera pas de changer cet ordre en décidant que telle question sera entièrement traitée par le RI ou par les statuts, par exemple… De façon générale le RI sert à mettre les détails qui ne doivent pas encombrer les statuts (qui sont très lourds à modifier…)
La plupart des thèmes sont « costauds », surtout si on est bavards, donc il faudra peut-être les subdiviser. Les sous-thèmes seront traités suivant la même procédure que des thèmes. Voici la procédure :

- En réunion, pour chaque thème sélectionné, 3 étapes :

o Annonce / présentation rapide du thème, exposé de modifications possibles (« rapport »)

o Débat d’orientation : est-ce qu’il faut modifier ce qui existe ? Si oui, quelles sont les possibilités de modification ? Quelles sont les possibilités à retenir ? Le débat d’orientation se conclut par des votes d’orientation qui fixent ce que veut notre groupe de travail.

o Débat d’application (si on a décidé dans le débat d’orientation de proposer une ou plusieurs modifs) : concrètement, quelle modification propose-t-on, avec quelles options ? Quand et comment la propose-t-on ? Le débat d’application se conclut également par des votes.

- Puis c’est « thème suivant » ou bien, si on a fini tous les thèmes prévus, « questions diverses »  / « questions pratiques », on essaie notamment d’arranger un créneau pour la réunion suivante, et on se sépare jusqu’à la prochaine réunion.

Nous ferons aussi très probablement des réunions qui seront simplement des débats d’application et questions diverses (ce sera de toute manière obligatoire car en plus d’évacuer tous les thèmes de discussion il faudra bien gérer le calendrier et les modalités pratiques).

De quels documents a-t-on besoin ?
Vous avez besoin des statuts et du règlement intérieur à jour, mais je vous fournirai aussi le compte-rendu de l’Assemblée générale de 2012, où le projet de révision des statuts de 2012 (qui avait échoué) avait été présenté. C’est extrêmement utile de lire ce document parce qu’il contient un gros travail de propositions, et pour plein d’autres raisons (notamment pour voir comment peut – mal – se passer une AG).  

Et les comptes-rendus ?
Quelqu’un sera désigné pour rédiger le(s) comptes-rendus et ils seront diffusés à notre groupe et au Bureau dans des délais pas trop longs. Le règlement intérieur impose théoriquement de diffuser nos comptes-rendus au CA avant chaque réunion du CA ; aucun groupe de travail ne fait ça, mais nous verrons. On en discutera sûrement.

Quelle répartition des responsabilités ?
- Le président du groupe ou président des séances ou animateur

Tous les groupes de travail sont  animés par une personne ; pour l’instant je suis la personne qui anime ce groupe de travail. On en discutera peut-être mais le règlement intérieur ne prévoit actuellement aucune règle concernant le fonctionnement des GT, sauf concernant les comptes-rendus. Est-ce que président de GT est un « mandat » ? Faut-il une élection ? C’est compliqué dans la mesure où l’animateur crée souvent lui-même le GT et recrute les membres. Mais je vous demanderai néanmoins de voter pour me désigner, ou pas, au moins comme président des séances (ce qui consistera à fixer l’ordre du jour, organiser la réunion, répartir la parole, dans le respect de tous, et éventuellement à envoyer le compte-rendu au bureau)

- Les rapporteurs (optionnel)

Toute personne peut demander à s’occuper d’un ou de plusieurs thèmes : dans ce cas elle prépare un « rapport » sur le thème qu’elle souhaite. Ce rapport est un petit exposé oral ou écrit, de quelques minutes, qui permet de démarrer le débat d’orientation. Si personne ne souhaite être rapporteur, c’est l’animateur qui fait le rapport du thème. Sans être rapporteur, si vous avez de l’expérience ou un avis sur un point, vous pouvez participer au rapport en faisant des remarques…Le rapport n’a pas pour but d’assommer tout le monde mais d’introduire le débat efficacement.

- Le secrétaire de séance

Il établit le compte-rendu et le diffuse au groupe pour validation, puis lui ou le président le diffuse au bureau.

- Les autres membres

Que vous ayez des responsabilités spéciales ou que vous soyez simple membre, vous avez la même voix lors des votes et le même droit de propositions et de parole. On essaiera d’obtenir un consensus sur le maximum de questions car l’objectif n’est pas d’avoir une majorité et une opposition mais de mettre tout le monde d’accord au final sur un projet. Sur la forme, il faut forcément cadrer les réunions pour éviter le bazar, mais sur le fond, le débat sera très ouvert.

Nous ne sommes pas un groupe de travail « représentatif » ; nos votes ne seront donc pas « représentatifs » du Bureau, du CA ou de l’Assemblée générale ; nous sommes juste quelques personnes réunies pour rendre le meilleur travail possible – un travail de propositions. Notre légitimité, c’est notre efficacité à satisfaire d’autres personnes que nous et à être utiles au Centre. Donc j’espère vraiment que nos votes, à vrai dire, seront quasiment inutiles parce qu’on sera tous tombés d’accord. Mais si ce n’est pas le cas, rien n’empêchera jamais un membre du CA de faire lui-même ses propositions de modifications en CA.
Bref, les débats seront bien plus importants, à mon avis, que les votes, car c’est le rôle d’un groupe de travail. Et le fait que les autres membres du Centre nous fassent, de fait, confiance ne devra pas être un prétexte à croire qu’ils acceptent qu’on décide de tout à leur place. Tout ça mis à part, c’est un plaisir et un honneur que tant de gens se soient intéressés à ce sujet et comme on a la chance d’avoir des rédacteurs des premiers statuts…on fera sûrement un travail de qualité.  

Quelle confidentialité ?
Il n’y a pas d’obligation de confidentialité. Les réunions et les mails sont juste restreints aux personnes membres, tant qu’elles restent membres. Ce document ou aucun autre n’est confidentiel. Mais il sera bien sûr préférable de décider ensemble de la diffusion de telle ou telle chose, de manière à éviter la cacophonie. La diffusion officielle fait partie, de manière générale, du rôle du secrétaire et du président.

Quelle durée et fréquence de réunions ?
Fréquence : Evitons d’avoir à nous réunir plusieurs fois par semaine, mais vu l’ampleur du travail (préparer une révision même très modeste est un très gros travail, enfin si on veut que ça marche…) il faudrait se réunir régulièrement tous les 8 ou 15 jours, jusqu’à avoir terminé. Mais on s’adaptera forcément aux membres et aux circonstances.

Durée : Prévoir des réunions d’une heure serait hyper optimiste , mais si on reste concentrés sur l’essentiel, que les réunions sont préparées pas juste par moi (ce que je ferai de toute façon) mais aussi un peu par tout le monde et qu’on ne gère pas TOUT en réunion (on peut aussi gérer les points moins importants en ligne), deux heures je trouve ça largement suffisant. Vous ne m’en voudrez pas de faire beaucoup attention au temps, du coup…

Je crois qu’en deux heures on peut évacuer même des sujets touffus parce que l’objectif n’est pas de faire de la philosophie ou des discussions au café mais de voir si on modifie concrètement. J’encourage vraiment chacun à arriver déjà en ayant réfléchi aux thèmes et aux possibilités d’améliorations des règles. Si quelqu’un veut tout découvrir et tout réinventer en réunion, il faudra se réunir beaucoup avant d’avoir fini.


Merci à vous !